会议的接待服务
上海远东不夜城大酒店娱乐部经理 黄荣生　　

　　我们远东不夜城大酒店良好的地理位置和便利的交通条件，每年吸引了大量的会务客人。为了客人一进酒店，便能感受到酒店热情、主动、规范、周到服务的氛围，我们根据会务客人的特点，采用了一系列针对性的服务，以严格的管理保证服务质量，以优质的服务赢得客源市场，以充足的客源带来酒店经济效益和社会效益，从而真正体现酒店“24小时方便，365天满意”的服务宗旨。　　

　　一.充分做好各项准备，满足客人正常合理需求 俗话说：“兵马未动，粮草先行”。要获得会议接待的成功，就必须严格按照客人的要求，耐心、细致地做好大量的前期准备工作，将良好的服务气氛、管理气氛展现在客人面前，员工的整个服务是秩序井然的，动作是迅捷利落的，客人没有想到的地方酒店早已做好了准备，客人提出的正常合理的要求都能及时得以满足。根据不同的会议形式，确定不同的接待服务方式，然后针对运行过程中可能出现的问题加以充分考虑，并之解决的预案，这是准备工作中不可缺少的。　　

　　长期的会议接待工作，使我们发现，这些会议还是有一定的特殊性和规律性可 探寻----　　

　　1.总结表彰会。会场布置和座椅排列要考虑颁奖、接奖客人走动方便，颁奖时选择、激进欢快的的音乐，烘托会场气氛，达到会议效果。　　

　　2.产品订货会。客人往来频繁，出入酒店时间跨度大，展台设置大多以实物陈列，有些样品配置射灯，因射灯温度较高，对易燃物品要考虑一定的间隔距离，清场时要提醒客人检查核对样品数量，以利安全和减少不必要的损失。　　

　　3.学术研讨会。会议时间较长，有时会议无法中断，可根据客人需要，在休会期间提供热咖啡、小点心、水果、饮料等。　　

　　4.开张庆典揭牌签字仪式。准备好立式话筒，揭牌仪式所需的红绸布、球，用围裙装饰好前姿态，主宾两旁安排礼仪小姐协助交换文本，客人需要时，帮助开启香槟供客人相互祝贺。所有会议所需用的录音机、录像机、影碟机、幻灯机、投影仪等设备需要事先认真检查、调试，客人自带的音带、碟片等最好在会议前进行试播，确保会议期间正常使用。　　

　　二 加强联系沟通，确保会议接待正常运行 要顺利完成会议接待工作，仅仅靠一个部门自身的力量是远远不够的，这还需要酒店相关部门的大力协助、配合，才能保障整个接待运行过程完美无缺。有些会议来宾车辆较多，这就需要安保部的密切配合，腾出专门场地作为会议车辆的专用车位，有些大型会议还需要得到公安部门的支持。会议室的照明灯具，我们除了现场认真查验，及时保修外，客人有时会提出增加照明亮度或者临时增加动力电源等要求，这又需要工程部的相助。会议用立牌、批示牌、席卡等都是每次会议必不可少的，销售部的美工又成了我们会议成功接待的幕后英雄。　　

　　三 不断研究总结,积累会议接待经验 我们每接待一次会议，都会在部务工作会议上以及班前会进行评奖，及时总结分析，对好的方面要鼓励、公主，不足之处要整改、提高、找出服务质量、服务技能的差距，掌握会议接待的特殊性、规律性，不断总结研究改进，为以后的会议接待积累更多的经验。